Paano mag-streamline ng mga kontrata ng supply

Ang dokumentasyon ng kumpanya ay dapat panatilihin nang maayos. Upang madali mong mahanap ang tamang kontrata para sa supply ng mga kalakal sa iba pang mga papeles ng negosyo, sulit na lumikha ng isang hiwalay na istante o folder para sa kanila. Ngunit hindi lamang iyon. Ang mga kontrata mismo ay dapat ding mai-streamline.

Manwal ng pagtuturo

1

Ipunin ang lahat ng mga kontrata na nais mong mailagay at suriin ang mga ito. Bigyang-pansin kung gaano kadalas sila natapos at kung aling mga kasosyo. Makakatulong ito sa iyo na pumili ng isang paraan upang maiuri ang mga dokumento.

2

Kung maraming mga kasosyo, ang isang paraan upang ayusin ang mga kontrata sa pamamagitan ng petsa ng kanilang konklusyon ay mas angkop. Sa kaganapan na sa loob ng mahabang panahon ang mga kontrata ay natapos sa parehong mga kumpanya, maaari silang mapangkat sa isang hiwalay na kategorya (folder) ng mga katapat. At sa ilang mga kaso, sapat na upang ayusin lamang ang mga kasunduan sa pagkakasunud-sunod ng alpabeto ng mga pangalan ng mga kumpanya ng kasosyo.

3

Anuman ang pamamaraan na iyong pinili, huwag kalimutan na ang mga nagliliwanag na folder ay napaka-abala na gagamitin. Suriin ang mga kontrata at alisin mula sa karaniwang tumpok ang mga nag-expire na. Lumikha ng isang hiwalay na folder para sa kanila. Ang ganitong mga kontrata ay madalas na inilalapat lamang mula sa kaso sa kaso, sa pang-araw-araw na gawain ay hindi sila hinihiling.

4

Kapag nag-aayos ng mga kontrata sa sunud-sunod na pagkakasunud-sunod, sumunod sa pangkalahatang mga prinsipyo ng pagpapanatili at pag-iimbak ng dokumentasyon. Sa mga folder na madalas na ginagamit, kamakailan natapos ang mga kontrata ay matatagpuan sa tuktok. Nasa ibaba ang mga dokumento na may mas maaga na deadline. Kapag nag-file sa archive, sa kabilang banda, ang una ay dapat na nasa itaas, at ang huling kontrata ay natapos sa ibaba.

5

Gumamit ng mga marker, label, bookmark, at iba pang mga gamit sa opisina upang biswal na paghiwalayin ang isang kategorya mula sa iba. Siguraduhin na ang mga delimiter na ito ay malinaw na nai-highlight sa folder. Ito ay lubos na mapadali ang paghahanap para sa mga kinakailangang dokumento.

6

Matapos ang lahat ng mga kontrata para sa supply ng mga kalakal ay inilatag sa isang folder sa isang angkop na paraan, siguraduhing magtipon ng isang rehistro ng mga dokumento. Dalhin ito sa takip o ilagay ito sa isang folder sa itaas ng lahat ng mga kontrata. Iwanan ang mga blangko na linya sa pagpapatala. Kapag nagpasok ng isang bagong kontrata, ipasok ang impormasyon tungkol dito sa rehistro.